[Γενικά] Καρτέλες πελατών - Υπόλοιπα

[ChrisGT7]

Καλησπέρα σας και Χριστός Ανέστη με υγεία,

Βασιζόμενος στο πρόσφατο θέμα περί καρτέλες πελατών, πειραματίστηκα και έφτιαξα το συνημμένο αρχείο για όσους παρακολουθούν εξωλογιστικά τα υπόλοιπα των πελατών τους (υπάρχει εγχειρίδιο χρήσης εντός αρχείου).

Περιέχονται δοκιμαστικά δεδομένα ως παραδείγματα για καλύτερη κατανόηση της λειτουργίας του αρχείου. Στο φύλλο ΠΕΛΑΤΕΣ υπάρχει ένα κόκκινο κουμπί για την άμεση διαγραφή των δοκιμαστικών δεδομένων. Σε περίπτωση που έχουμε ήδη καταχωρήσει δικά μας δεδομένα, το κόκκινο κουμπί θα διαγράψει μονάχα τα δοκιμαστικά δεδομένα.

Το αρχείο συνοδεύεται μ' ένα απλό μενού για λίγο πιο "επαγγεματική" εμφάνιση. Λόγω ύπαρξης του εγχειριδίου για εύκολη πρόσβαση και μη συμμετοχής του στο μενού, οι καρτέλες των φύλλων παραμένουν εμφανείς. Επίσης, μπορούμε να κρύψουμε τα φύλλα εργασίας ώστε το μενού να γίνει ο βασικός περιηγητής μεταξύ των φύλλων εργασίας.
Επιλέγουμε Αρχείο (File) > Επιλογές (Options) και στη συνέχεια:
Για προχωρημένους (Advanced) > Επιλογές εμφάνισης για αυτό το βιβλίο (Display options for this workbook) > Εμφάνιση καρτελών φύλλου (Show sheet tabs).

Είναι πάντα ευπρόσδεκτες οποιεσδήποτε απορίες/διορθώσεις/προτάσεις!

Υ.Γ. Μια γρήγορη σκέψη για προσθήκη είναι το ισοζύγιο πελατών ως νέα επιλογή στο μενού για ευκολότερη παρακολούθηση των υπολοίπων.

[dealer_xm]

Καλησπέρα Χρήστο, Αληθώς Ανέστη,

Συγχαρητήρια για ακόμα μια φορά για το χρήσιμο και πρακτικό αρχείο που δημιούργησες και μοιράζεσαι μαζί μας.

Παρακάτω σου γράφω κάποιες απορίες/διευκρινίσεις που έχω.

Στα ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΑ:
- Τα Αποτελέσματα αναφέρουν τον αριθμό των πελατών και όχι των παραστατικών.

- Τα αρνητικά ποσά, ενώ που τα εμφάνιζε με αρνητικό πρόσημο (-), τώρα μου τα εμφανίζει με παρενθέσεις, όπως το αμερικάνικο σύστημα.

- Κατά την καταχώρηση ενός παραστατικού με αρνητικό αριθμό, για να γράψω στο πεδίο τον αρνητικό αριθμό θα πρέπει πρώτα να διαγράψω τα 0,00 που υπάρχουν, αλλιώς δεν τον καταχωρεί σωστά.

- Στη λίστα με τους πελάτες ή τα παραστατικά, όταν κάνουμε επεξεργασία σε μια από τις εγγραφές, η αλλαγή δεν εμφανίζεται άμεσα, αλλά μόνο όταν πατήσουμε ξανά το κουμπί της εύρεσης. Φαντάζομαι πως αυτό το έχεις ρυθμίσει εσύ, σωστά;

- Επίσης εάν γίνει μια αλλαγή σε μια εγγραφή, απευθείας στο κελί, δεν την αποθηκεύει. Θα πρέπει όλες οι επεξεργασίες να γίνονται μέσω της φόρμας;

- Σχετικά με τα στοιχεία του πελάτη, θα μπορούσαμε να βάλουμε το κινητό τηλέφωνο και ίσως το site σαν πεδία; Επίσης, πιστεύεις πως πρέπει να μπει και κωδικός πελάτη; Αν και είδα στην καρτέλα του πελάτη πως υπάρχει το κλειδί (ID). Αυτός ο κωδικός δημιουργείται αυτόματα;

- Ο έλεγχος που γίνεται στο ΑΦΜ είναι πολύ καλή δυνατότητα.

- Θεωρείς πως αν υπήρχε η δυνατότητα να αντιστοιχίζονται οι πελάτες με κάποιους πωλητές θα γινόταν αρκετά περίπλοκο;

- Σχετικά με το ισοζύγιο πελατών που αναφέρεις, πιστεύω πως όντως θα βοηθούσε στην παρακολούθηση των υπολοίπων.

- Στο Εγχειρίδιο υπάρχουν κάποια εκ παραδρομής ορθογραφικά λάθη:
Στη σειρά 7, η λέξη διαχείρησης --> διαχείρισης
Στη σειρά 10, η λέξη παραστατικών --> πελατών
Στη σειρά 11, η λέξη σφάλαμτος --> σφάλματος
Στη σειρά 22, η λέξη διαχείρησης --> διαχείρισης

Αν βρω κάτι άλλο θα σε ενημερώσω. Ελπίζω να βοήθησα έστω στο ελάχιστο.

[ChrisGT7]

Καλησπέρα Χρήστο,

Κατ' αρχάς, σ' ευχαριστώ πολύ για τη βοήθεια στις διορθώσεις και τις προτάσεις σου!

- Αντέγραψα τον τύπο αλλά ξέχασα να τον αλλάξω! Διορθώθηκε!

- Θα εννοείς τα αποτελέσματα της αναζήτησης των παραστατικών, λογικά. Δεν παρατηρώ κάτι το περίεργο λίγο που το κοίταξα. Έχω βάλει μορφοποίηση με κόκκινο στα αρνητικά ποσά. Δοκίμασε να ξεκλειδώσεις το φύλλο και έλεγξε τη μορφοποίηση της στήλης. Θα το ελέγξω περαιτέρω πάντως.

- Επειδή οι απαγορεύσεις των πλήκτρων στα πεδία κειμένου γίνονται όλες μέσω κώδικα (π.χ. απαγόρευσα να μην γράφονται γράμματα στα πεδία με αριθμούς), η πληκτρολόγηση πρέπει να είναι λίγο πιο προσεκτική. Πάντως, με το που θα μπεις στο πλαίσιο και μαρκαστεί ολόκληρος ο αριθμός, αν γράψεις το ποσό και στο τέλος πατήσεις το αρνητικό πρόσημο, δεν υπάρχει πρόβλημα. Εναλλακτικά, το πεδίο θα μπορούσε να είναι ελεύθερο και κατά την Αποθήκευση να γίνεται έλεγχος εγκυρότητας του ποσού.

- Ναι, εγώ το έχω φτιάξει μ' αυτόν τον τρόπο. Το ίδιο είχε παρατηρήσει και ο χρήστης christakos στα Έσοδα-Έξοδα. Όλες οι αλλαγές γίνονται απευθείας στη βάση δεδομένων και όπως είχα αναφέρει, έχω βασιστεί στα προγράμματα της αγοράς που έχω χρησιμοποιήσει μέχρι τώρα. Τα αποτελέσματα είναι ο "καθρέπτης" της βάσης δεδομένων και ελέγχεις πως έχει καταχωρηθεί. Αφού διορθώσεις μια εγγραφή και κάνεις Ανανέωση αναζήτησης (ΕΥΡΕΣΗ), τότε εμφανίζονται οι αλλαγές. Θα δοκιμάσω πάντως με την καταχώρηση των αλλαγών να γίνεται αυτόματα ανανέωση των αποτελεσμάτων να δω πως λειτουργεί.

- Ναι, όλες οι αλλαγές γίνονται μέσω της φόρμας, γιατί η φόρμα είναι ο διαμεσολαβητής με τη βάση. Υπάρχουν δύο κρυμμένα φύλλα, ένα για τους πελάτες και ένα για τα παραστατικά, όπου εκεί βρίσκονται τα πραγματικά δεδομένα. Τα φύλλα ΠΕΛΑΤΕΣ και ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΑ είναι απλές λίστες εμφάνισης αποτελεσμάτων αναζήτησης.

- Εννοείται πως μπορούν να γίνουν πολλές προσθήκες στη βάση δεδομένων, όπως κινητά, e-mail, ιστοσελίδα κ.τ.λ. Πρωταρχικός μου σκοπός είναι η απλότητα και η ύπαρξη μόνο των βασικών στοιχείων που φαίνονται σε μια καρτέλα πελάτη, απλά να την εκτυπώσεις και να του την στείλεις για συμφωνία υπολοίπου. Από κει και πέρα, οποιαδήποτε αλλαγή προϋποθέτει τροποποήσεις στη φόρμα καταχώρησης, στη βάση δεδομένων και σίγουρα στον κώδικα. Θα δω τι μπορώ να προσθέσω στο εγγύς μέλλον!
Υπάρχει κωδικός πελάτη (αναγνωριστικό κλειδί - ID) που δημιουργείται αυτόματα από τον κώδικα και δεν μπορεί να επεξεργαστεί από το χρήστη, παρά μόνο αν διαγραφεί οριστικά η εγγραφή. Δεν τον εμφάνισα στις λίστες αναζήτησης για να μην υπάρχουν πολλές στήλες, αλλά αν πιστεύεις πως βοηθάει κάτι τέτοιο, γίνεται με τις ανάλογες τροποποιήσεις.

- Όταν έχεις να κάνεις με φορολογικά στοιχεία, σίγουρα ο έλεγχος αυτός είναι αρκετά χρήσιμος. Η συγκεκριμένη συνάρτηση αφορά μονάχα τους ελληνικούς ΑΦΜ.

- Σημαίνει δημιουργία νέου πίνακα για τους πωλητές, αλλάζει η βάση δεδομένων των πελάτων, η φόρμα καταχώρησης και εννοείται ο κώδικας. Στη συνέχεια πρέπει να αλλάξει η λίστα αναζήτησης πελατών ή να δημιουργηθεί αντίστοιχο εργαλείο για πωλητές ώστε να αντλείς τις πληροφορίες που χρειάζεσαι. π.χ. αν χρειάζεσαι τζίρο ανά πωλητή, σκέψου πως στο ποσό των παραστατικών συμπεριλαμβάνεται και ο ΦΠΑ. Γίνεται αλλά είναι περίπλοκο και απαιτεί χρόνο. Όπως και να έχει, πες μου τι χρειάζεσαι για κάποιο μελλοντικό σχεδιασμό.

- Το ισοζύγιο πελατών είναι σχεδόν έτοιμο, οπότε με την πρώτη ευκαιρία θα ανεβάσω το νέο αρχείο και με τις παραπάνω διορθώσεις σου.

- Ο κλασικός δαίμων του τυπογραφείου... Διορθώθηκαν!

Βλέπω πως σειρά θα έχουν οι προμηθευτές!

[dealer_xm]

Καλησπέρα Χρήστο,

Θα συμφωνήσω μαζί σου σχετικά με την απλότητα και την πρακτικότητα του αρχείου και έτσι πρέπει να παραμείνει. Δεν χρειάζεται να προσθέσεις κάτι παραπάνω (ούτε έξτρα στοιχεία πελατών, ούτε και πωλητές) εκτός από το ισοζύγιο. Απλώς παρασύρομαι από το erp καμιά φορά, και χάνω το νόημα της απλότητας.

- Σχετικά με τα αρνητικά ποσά των παραστατικών στα αποτελέσματα αναζήτησης, ενώ είναι επιλεγμένη η νομισματική μορφή, μετά αλλάζει στην προσαρμογή (επισυνάπτω φωτογραφία). Θα κατεβάσω ξανά το αρχείο για να το δουλέψω και αν μου το παρουσιάσει ξανά θα σου πω.

- Σχετικά με την καταχώρηση των αλλαγών και την αυτόματη ανανέωση των αποτελεσμάτων, ίσως να μην το πειράξεις γιατί μπορεί να βαρύνει το αρχείο και να παρουσιάζει καθυστερήσεις ή και κολλήματα.

Επίσης μιας και ανέφερες τους προμηθευτές, εάν στο υπάρχον αρχείο, όπου αναφέρει πελάτες το αλλάξεις σε προμηθευτές και αντιστρέψεις τις χρεώσεις με τις πιστώσεις, δεν θα είναι εντάξει;

[ChrisGT7]

Καλησπέρα σας και καλή εβδομάδα,

Επισυνάπτεται το ανανεωμένο αρχείο για τις καρτέλες και τα υπόλοιπα πελατών.

1) Προστέθηκε το ισοζύγιο πελατών μαζί με τις οδηγίες του στο εγχειρίδιο.

2) Έγιναν οι διορθώσεις βάσει των παραπάνω επισημάνσεων του Χρήστου (dealer_xm), καθώς και μερικές ακόμα που εντόπισα κατά τον έλεγχο.

3) Προστέθηκε το εικονίδιο ημερολογίου στα κουμπιά ημερομηνιών μετά από προσωπικό μήνυμα του christakos.

4) Πλέον όταν γίνεται επεξεργασία πελάτη ή παραστατικού, οι αλλαγές εμφανίζονται και στις αντίστοιχες λίστες κατά την Αποθήκευση.


Χρήστο,

- Η μορφοποίηση των αριθμών όντως για κάποιο λόγο άλλαζε. Τώρα πρέπει να είναι εντάξει.

- Το θέμα τις αλλαγές στη λίστα, μιας και μου το πρότεινες μαζί με τον christakos, το εφάρμοσα τελικά και δε νομίζω πως υπάρχει θέμα για δυσλειτουργία.

- Ναι, μπορεί να γίνει σχετικά εύκολα αυτό με τους προμηθευτές.

[dealer_xm]

Καλησπέρα Χρήστο,

Τελικά το ισοζύγιο φαίνεται πως είναι μια πάρα πολύ καλή προσθήκη στο αρχείο, αφού προσφέρει μια πολύ ολοκληρωμένη εικόνα για τους πελάτες.

Ήθελα να σε ρωτήσω εάν θεωρείς πως θα ήταν καλύτερα τα πεδία “Επωνυμία” και “ΑΦΜ” στα κριτήρια ισοζυγίου να λειτουργούν όπως τα αντίστοιχα πεδία που υπάρχουν στην φόρμα καταχώρησης νέου παραστατικού (που ανοίγουν το παράθυρο αναζήτησης πελάτη).

Σχετικά με την μορφοποίηση δεν έχει παρουσιαστεί ξανά το ίδιο θέμα.

Κατά τ `άλλα έχεις φτιάξει μια πολύ καλή και πρακτική εφαρμογή... για άλλη μια φορά.
Σε ευχαριστούμε.

[ChrisGT7]

Καλημέρα Χρήστο,

Σ' ευχαριστώ πολύ για τα καλά σου λόγια! Το εκτιμώ!

Θα δω τι μπορώ να κάνω για την προσθήκη κουμπιών στην επωνυμία και στον ΑΦΜ. Αν βολεύει, γιατί όχι;

Έχω ήδη σχεδόν έτοιμη ακόμα μια προσθήκη στα αποτελέσματα του ισοζυγίου: όταν κάνεις διπλό κλικ πάνω σ' έναν πελάτη να σου εμφανίζει την καρτέλα του για την περίοδο που έχεις θέσει στο ισοζύγιο. Μ' αυτόν τον τρόπο θα μπορείς να δεις πως προκύπτει το υπόλοιπό του.

Οπότε μόλις ολοκληρώσω αυτές τις προσθήκες, θα ανεβάσω το ανανεωμένο αρχείο.

[ChrisGT7]

Καλησπέρα σας,

Επισυνάπτεται το αρχείο με τις εξής αλλαγές:

- Με διπλό κλικ πάνω σε έναν πελάτη στα αποτελέσματα του ισοζυγίου, έχουμε τη δυνατότητα εμφάνισης της καρτέλας του για την ίδια περίοδο που δώσαμε στο ισοζύγιο.

- Προστέθηκαν κουμπιά αναζήτησης επωνυμίας και ΑΦΜ στο αναδυόμενο παράθυρο των κριτηρίων ισοζυγίου.

[KOSTIS98]

Καλησπέρα και συγχαρητήρια Χρήστος Ζώρζος .

Σίγουρα μία δουλειά δεν τελειώνει ποτέ, και μπορεί να φτάσει όσο μακριά έχουμε τον χρόνο και την διάθεση να την συνεχίσουμε.
Αν μπορούσα να ζητήσω κάποιες επιπλέων δυνατότητες ίσως? Παράδειγμα, φωτογραφία του πελάτη.. ? Ακόμα ένα πεδίο με γενικές πληροφορίες για τον πελάτη? Κάτι άλλο που σκέφτηκες και το έχεις εφαρμόσει ήδη?

Θα σου ήταν εύκολο να δημοσιεύσεις κάποιο update του αρχείου σου?

Σε ευχαριστώ για την απίθανη δουλειά που έκανες και μοιράστηκες με αυτήν την ομάδα.

[ChrisGT7]

Καλησπέρα και καλή Χρονιά με υγεία Κώστα,

Εκτιμώ τα καλά σου λόγια και σ' ευχαριστώ πολύ!

Δεν έχω αναβαθμίσει το αρχείο πέρα από την έκδοση 1.1, γιατί δε μου έχει ζητηθεί κάτι περισσότερο.

Αρκετά καλή ιδέα αυτό με τη φωτογραφία, αλλά έχω την εντύπωση πως οι φωτογραφίες και εικόνες στη φόρμα πελάτη (userform) είναι κάπως περιορισμένες στον τύπο αρχείου που δέχεται και ειδικά στην ανάλυση. Με την πρώτη ευκαιρία πάντως, θα προσπαθήσω να κάνω κάποιες δοκιμές στο θέμα αυτό.

Επίσης, όντως ένα επιπλέον πεδίο για παρατηρήσεις/σχόλια στον πελάτη θα ήταν μια εύχρηστη και σχετικά εύκολη προσθήκη.

Σίγουρα μπορούν να εισαχθούν πάρα πολλές δυνατότητες, όπως για παράδειγμα ο τύπος της είσπραξης (μετρητά, κάρτα, επιταγή κ.τλ.).

Αν έχεις κάτι ακόμα στο νου σου και είναι σχετικά εύκολο στην κατασκευή του, ενημέρωσέ μας και θα δω τι μπορώ να κάνω.