Διπλοεγγραφή στοιχείων σε ομαδοποιημένη κατηγορία στην Έκθεση

[PanosPan]

Καλημέρα (sos),
Σε έκθεση ομαδοποιώ δεδομένα σύμφωνα με την κατηγορία (Α), υποκατηγορία (Β) και υπο-υποκατηγορία με πλήθος εγγραφών (Γ). Σε αυτή την τελευταία, ας πούμε, υπο-υποκατηγορία σε ορισμένες περιπτώσεις μου παρουσιάζονται διπλές εγγραφές (πχ. Δ=πλήθος 1 και Δ=πλήθος 1, αντί για το συγκεντρωτικό ==>Δ=πλήθος 2).

Μετά από πολλές δοκιμές και πολύ ψάξιμο βρήκα και υποπτεύομαι ότι συμβαίνει το εξής:

Η έκθεση βασίζεται σε ερώτημα (βήτα) το οποίο αντλεί στοιχεία από τον κεντρικό μου πίνακα (άλφα). Στον πίνακα άλφα έχω, μεταξύ άλλων 3 πεδία: 1. πεδίο με "ημερομηνία" (μορφή 17/2/2010) 2. πεδίο με "μήνα" (μορφή Ιανουάριος) και 3. πεδίο με "έτος" (μορφή 2010).
Ενίοτε η ημερομηνία στο πεδίο 1 "ημερομηνία" (όσον αφορά το έτος) μπορεί να είναι διαφορετική από το πεδίο 3 "έτος". Δηλαδή στο πεδίο 1 μπορεί να έχω 23/12/2009 και στο πεδίο 3 (2010).

Άν και στο ερώτημα μου δεν συμπεριλαμβάνω το πεδίο "ημερομηνία" (μορφή 17/2/2010), παρά μόνα τα άλλα δύο πεδία "μήνας" και "έτος" με τα οποία και φιλτράρω τα δεδομένα μου [ΔΩΣΕ ΜΗΝΑ] & [ΔΩΣΕ ΕΤΟΣ], έχω διαπιστώσει ότι οι διπλοεγγραφές που ανέφερα παραπάνω παρουσιάζονται στις περιπτώσεις εκείνες όπου υπάρχει αναντιστοιχία μεταξύ της ημερομηνίας στο πεδίο 1 και στο πεδίο 3 (δηλαδή: πεδίο 1 "ημερομηνία" =23/12/2009 και πεδίο 3 "έτος" =2010).

Ελπίζοντας ότι έχω γίνει κατανοητός , ζητώ την βοήθειά σας.

[editolis]

Στο ερωτημα της ACCESS πρεπει να εχεις περασει το Σ.

Δηλαδη τα συγκεντρωτικα στοιχεια.

Μετα πρεπει να μειωσεις (διαγραψεις) απο το ερωτημα τις στηλες που σου φερνουν διπλοεγγραφες.

[nisgia]

Καλησπέρα σε όλους!

Φίλε Παναγιώτη, δεν μπορεί η Access να ομαδοποίηση εγγραφές των οποίων τα πεδία διαφέρουν.
Δηλαδή οι εγγραφές 23/12/2009 | 2009 και 23/12/2009 | 2010 δεν μπορούν να ομαδοποιηθούν.

Ίσως λοιπόν να μην υποψιάζεσαι άδικα αυτές τις περιπτώσεις.

Μπορείς σε παρακαλώ να μας πεις, σε τι αναφέρονται τα πεδία "Μήνας" και "Έτος" και για ποιον λόγο
μπορεί το πεδίο "Έτος" να διαφέρει από το "Ημερομηνία" στην ίδια εγγραφή;

Τα λέμε!
Γιάννης

[PanosPan]

Γιάννη,
Φτιάχνω μία βάση με ονόματα, μητρώα κτλ. ατόμων που συνταξιοδοτούνται στην επειχ. που δουλεύω. Η ημερομηνία με μορφή (31/12/2009) είναι η πραγματική ημερομηνία συνταξιοδότησης των συναδέλφων, ενώ ο μήνας και το έτος πχ. (φεβρουάριος) (2010) είναι ο μήνας που δουλεύουμε τις παραιτήσεις.

Π.Χ. ο (τάδε) παραιτήθηκε στις 25/12/2009 αλλά εμείς την παραίτησή του την δουλέψαμε τον ΙΑΝΟΥΑΡΙΟ του 2010. Δυστυχώς η δεύτερη ημερομηνία έχει σημασία γιατί παραδόξως είναι η ημερομηνία βάσει της οποίας μας ζητάνε στατιστικά στοιχεία.

Όταν κάνω ερώτημα στον πίνακά μου δεν εισάγω το πεδία ημερομηνία (μορφή 23/12/2009) πάρα μόνο εισάγω τα πεδία (μήνας) και (έτος). Που στο καλό φιλτράρει τις ειδικότητες των συναδέλφων με βάσει και την πρώτη ημερομηνία (23/12/2009); Έτσι για παράδειγμα εάν έχω 4 ειδικότητες (Α) τις παρουσιάζει: μία ειδικότητα (Α) για το (23/12/2009) και 3 Α για τον (ιανουάριος 2010), ενώ όπως είπα την πραγματική ημερομηνία συνταξιοδότησης δεν την έχω εισάγει ως πεδίο στο ερώτημα πάρα μόνο την ημερομηνία που δουλέψαμε την παραίτηση και αυτή ήταν ο (ΙΑΝΟΥΑΡΙΟΣ) (2010). Πουθενά στο ερώτημά μου δεν εμφανίζεται η ημερομηνία με μορφή (23/12/2009).

Το παραδέχομαι είναι μπέρδεμα.

Τόλη,
όντως στο ερώτημα έχω κάνει συγκεντρωτικό (Σ), καθώς με ενδιαφέρει να υπολογίζονται στην έκθεση το πλήθος των ειδικοτήτων που έχω στη υπο-υποκατηγορία, όπως λέω και παραπάνω.
"Μετα πρεπει να μειωσεις (διαγραψεις) απο το ερωτημα τις στηλες που σου φερνουν διπλοεγγραφες". Εάν θέλεις γίνε πιο αναλυτικός γιατί είμαι μόνο ένα μήνα στην Access.

Ευχαριστώ για την διάθεση.

[nisgia]

Φίλε Πάνο, χρησιμοποίησε ένα ενδιάμεσο ερώτημα στο οποίο θα εμφανίζονται μόνο τα πεδία που θέλεις από τον πίνακα.

Δηλαδή δημιούργησε ένα καινούργιο ερώτημα το οποίο θα βασίζεται στο ερώτημα που έχεις
το οποίο όπως είπες δεν περιέχει το πεδίο "Ημερομηνία".

Κανονικά όμως δεν πρέπει αυτά τα πεδία να εμφανίζονται στον πίνακα "Παραιτήσεις".
Ο πίνακας "Παραιτήσεις" θα πρέπει να διατηρεί μόνο τα στοιχεία πραγματικών παραιτήσεων και τίποτε άλλο.

Σε άλλο πίνακα θα πρέπει να διατηρείς στοιχεία όπως πότε ξεκίνησες να δουλεύεις μια υπόθεση, πότε την τελείωσες, τι πόρισμα είχε κτλ.
Έτσι στο μέλλον θα μπορείς να βγάζεις σωστά και με μεγαλύτερη ευκολία στατιστικά και συγκεντρωτικά στοιχεία των δεδομένων σου.

Να θυμάσαι πως στις βάσεις δεδομένων, αποθηκεύουμε δεδομένα και ανακτούμε πληροφορίες.
Όχι το αντίστροφο!

Ελπίζω να βοηθάω...
Γιάννης

[PanosPan]

Φίλε Γιάννη με προβλημάτισες εποικοδομητικά,
Μάλλον θα φτιάξω έναν δευτερεύοντα πίνακα που θα περιέχει την "ψεύτικη" ημερομηνία. Αν και προβληματίζομαι α) για το πως θα σπάσω τον μεγάλο πίνακα "παραιτήσεις" και θα μεταφέρω τα δεδομένα γρήγορα και με ασφάλεια σε έναν άλλον πίνακα (αντιγραφή και επικόλληση της δομής του και μετά διαγραφή των πεδίων που δεν είναι απαραίτητα στον δευτερεύοντα πίνακα είναι οκ λες; β) επειδή έχω ήδη έναν δευτερεύοντα πίνακα στη φόρμα, αναρωτιέμαι εάν θα χωρέσει και ο τρίτος που θα προκύψει.
Εάν διασπάσω τον μεγάλο πίνακα, νομίζεις ότι θα δουλέψει;

Σε ευχαριστώ για τον χρόνο σου;
θα σε ενημερώσω για το αποτέλεσμα.

[nisgia]

Η κάθε εγγραφή ενός πίνακα φίλε Πάνο, θα πρέπει να αντιπροσωπεύει κάποιο πραγματικό γεγονός
ή αντικείμενο του πραγματικού κόσμου και να μην διαθέτει δεδομένα άσχετα με αυτό το αντικείμενο ή γεγονός.

Για παράδειγμα, μια παραίτηση είναι ένα γεγονός το οποίο ορίζεται από έναν υπάλληλο,
μια αίτηση, ένα χρονικό σημείο κτλ.
Δεν ορίζεται από το πότε την ανέλαβες εσύ και τι έκανες με αυτή.
Αυτό είναι ένα άλλο γεγονός που έχει να κάνει με εσένα και κάποια παραίτηση κάπου κάποτε.

Τα δυο γεγονότα σχετίζονται με μια μονοσήμαντη σχέση "ένα προς πολλά" με τη βοήθεια ενός στοιχείου
το οποίο χαρακτηρίζει μοναδικά την κάθε παραίτηση (μοναδικό κλειδί)
και θα πρέπει να εμφανίζεται στον πίνακα "Εργασίες" (ξένο κλειδί).

Αν τηρήσουμε κάποιες αρχές κατά τον σχεδιασμό της βάσης μας, τότε τα πράγματα
γίνονται πιο εύκολα και πιο ξεκάθαρα κατά την διαχείριση των δεδομένων.

Όσο για των διαχωρισμό των πινάκων, μην ανησυχείς. Γίνεται εύκολα.

[PanosPan]

κατάλαβα απολύτως,
Θα το κάνω, όπως περιέγραψες, καθώς έτσι η βάση μου θα είναι πιο σταθερή και λειτουργική.

Γιάννη, σε ευχαριστώ και πάλι.
Τα λέμε

[PanosPan]

Λοιπόν φίλοι,
Έφτιαξα μια προσομοίωση του ζητήματος στο σπίτι και πειραματίστηκα για την λύση για μερικές ώρες και κατέληξα στο έξης:
Θυμίζω ότι το πρόβλημα ήταν οι διπλό εγγραφές σε έκθεση στοιχείων τα οποία τα είχα ομαδοποίηση.
Σωστά επισημαίνει ο Γιάννης ότι μια βάση δεδομένων πρέπει να είναι σαφής και απλή. Εγώ, ξεκινώντας πριν ένα μήνα με την access, αυτό δεν μπορούσα να το προβλέψω με αποτέλεσμα να έχω δημιουργήσει έναν κεντρικό πίνακα με πολλά πεδία, δύο-τρία εκ των οποίων ήταν πεδία με ημερομηνίες, κάτι που δυσκόλευε την ομαδοποίηση αργότερα στην έκθεση.
Ωστόσο η προσπάθειά μου να σπάσω τον βασικό πίνακα της βάσης στα τρία προσέκρουσε στην αδυναμία μου να μορφοποιήσω τις δευτερεύουσες φόρμες, που προέκυψαν από αυτήν την διάσπαση, όπως εγώ θα ήθελα, συν του ότι οι δευτερεύουσες αυτές φόρμες κρατούσαν στο πρώτο τους Πεδίο τον πρωτεύοντα αριθμό (πλεονασμός για την δουλειά που εγώ ήθελα τις φόρμες) και συν του ότι είναι σχεδιασμένες, όπως λέει και ο Γιάννης παραπάνω, να υποδέχονται ένα προς πολλά, κάτι το οποίο εμένα δεν μου χρησίμευε στην εργασία αυτή.

Η λύση ήρθε από αλλού. Στο ερώτημα που έφτιαχνα για να με οδηγήσει στην έκθεση, δεν έκανα συγκεντρωτικό (Σ). (σημ. συνήθιζα μέχρι τώρα να κάνω ένα συγκεντρωτικό έτσι ώστε να βρίσκω το πλήθος της ομάδας εγγραφών που αναζητούσα).
Μετά πήγα και έφτιαξα έκθεση με διάρθρωση. Ο σχεδιασμός της έκθεσης με διάρθρωση με βοήθησε να προχωρήσω βήμα βήμα. Με δεξί κλικ πάνω στα στοιχεία της έκθεσης ομαδοποίησα ένα ένα τα δεδομένα της, έχοντας σαφή εικόνα του τι κάνω και του τι εν τέλει ομαδοποιώ.
Τέλος, στην τελευταία ομάδα της κλίμακας πήγα με δεξί κλικ και ζήτησα το αρχικώς ζητούμενο που ήταν το πλήθος επί της συγκεκριμένης ομάδας. Τα δεδομένα βγήκαν κανονικά χωρίς διπλό εγγραφές.
Ξέρω ότι τα λόγια και οι περιγραφές δεν μπορούν να αποτυπώσουν με ακρίβεια την εικόνα, ωστόσο ελπίζω να έγινα κατανοητός.
Ευχαριστώ για το χρόνο και την βοήθειά σας

Πάνος

[PanosPan]

Γράψτε λάθος,
Καθώς δοκίμασα όλα τα παραπάνω στην κανονική εφαρμογή -με τις πολλές εγγραφές- δεν δούλεψε. Και δεν δούλεψε γιατί τα (Σ) στο ερώτημα ήταν απαραίτητο να μπεί, καθώς στην έκθεση, ναι μεν μπορούσα να βρω το πλήθος, αλλά δεν μπορούσα να βρω το άθροισμα. (πχ. μου έβγαζε όλες τις ειδικότητες α,β,γ,δ,ε,στ κτλ αλλά δεν μου έλεγε πόσα α,β,γ,δ κτλ είχα αν είχα περισσότερα το ενός (δηλ. 5 ειδικότητες α).

Την λύση εν τέλει την βρήκα καθώς έκανα αυτό που μου σύστησε ο Γιάννης: έφτιαξα ένα δεύτερο βοηθητικό ερώτημα που άφησα απέξω όλες τις ημερομηνίες.

Ευχαριστώ και πάλι.