Εκτύπωση μιας εγγραφής από φόρμα με mail merge

[dratsaki]

Καλησπέρα σας καταρχήν ευχαριστώ για ότι προσφέρεται σε όλους μαζί μ’ αυτούς κι εγώ έχω καταλάβει αρκετά από εσάς .
Θέλω την βοήθεια σας αν γίνεται. Γιατί ΔΕΝ γνωρίζω vba ή κάποιο άλλο αυτόματο τρόπο να διευκολύνω τον εαυτό μου και τους συναδέλφους .
Το πρόβλημα μου είναι το εξής : <τοποθετήστε τον φάκελο ως έχει στο (c) >
Με τα λίγα που ξέρω (όπως θα ΄΄φαίνεται΄΄ στην φόρμα είμαι πυροσβέστης) έφτιαξα αυτή τη βάση δεδομένων (αυτοδίδακτος και ΕΘΕΛΟΝΤΙΚΑ σε όλα) την οποία χρησιμοποιώ για αρχειοθέτηση και την εκτύπωση εγγράφων με mail merge (στο C). Τώρα έχει περί τις 1700 εγγραφές αλλά σύντομα θα έχει αρκετές χιλιάδες.
Είναι αρκετά αποδοτική και έχουμε όφελος χρόνου πάνω από 70% στην τελική εύρεση και εκτύπωση εγγράφων (εκτυπώνονται περίπου 30 διαφορετικά έγγραφα).
Στο Ψητό τώρα (γιατί μάλλον σας κούρασα) .
Θέλω η εγγραφή που έχω στην φόρμα αυτή και μόνο αυτή να πηγαίνει στο έγγραφο εντός του ίδιου φακέλου στο (C) με mail merge όπως το έχω κάνει, εκτός αν μου προτείνετε άλλο τρόπο , (έχω βάλει ένα έγγραφο για παράδειγμα, αλλά στην πράξη είναι πάνω από 20 δυο και τριών σελίδων). Τώρα ανοίγει στο Word περί τις 1700 σελίδες για το κάθε έγγραφο και ¨¨αααργεί λίιιγο ¨¨ ξέχασα να σας πω ότι η Βάση δεδομένων είναι κοινόχρηστη και δουλεύουμε ταυτόχρονα τουλάχιστον δυο (δεν ξέρω αν έχει σημασία, πάντως τώρα δουλεύουμε καλά)
Επίσης αν γίνεται όταν ανοίγω το έγγραφο να μην με ρωτά κάθε φορά για να ανοίξει.
ΣΑΣ ΕΥΧΑΡΙΣΤΩ .

[sarafis]

Γιώργο καλημέρα

Την μέθοδο που χρησιμοποιείς δεν την έχω χρησιμοποιήσει και δεν ξέρω τις δυνατοτητές της οπότε δεν γνωρίζω αν μπορεί να πάρει την τρέχουσα εγγραφή, νομίζω πως όχι. Κατά την γνώμη μου θα πρέπει να φτιάξεις τα έγγραφα που τυπώνεις σε Εκθέσεις μέσα στην Access.
Σου έφτιαξα το πρώτο έγγραφο το οποίο μπορείς να χρησιμοποιήσεις ως πρότυπο για να φτιάξεις τα υπόλοιπα.
Πέρα αυτού διαπιστώνω σοβαρό πρόβλημα τόσο στα ονόματα των πεδίων όσο και στην γενική σχεδίαση της βάσης. Το να χρησιμοποιείς ελληνικά με κενά, καθέτους κλπ θα σου δημιουργήσει στο μέλλον πρόβλημα.
Θα πρέπει να φτιάξεις πίνακες με τα στοιχεία και τους βαθμούς των προισταμένων, ελεγκτών κλπ και γενικά τα στοιχεία που επαναλαμβάνονται. Σου έφτιαξα τους ελεγκτές κατα αυτό τον τρόπο. Έτσι στις 1700 εγγραφές που έχεις τώρα καταχωρείται σε ένα πεδίο μόνο ένας αριθμός ενώ διαφορετικά θα αποθηκεύονταν σε όλες τις εγγραφές τόσο το Ονοματεπώνυμο όσο και ο Βαθμός. Με την υπάρχουσα βέβαια δομή αν αλλάξει ο βαθμός ενός ελεγκτή αλλάζει σε όλες τις εγγραφές. Αν σε ενδιαφέρει να έχεις στο ιστορικό και τον βαθμό του ελεγκτή την ημερομηνία που υπέγραψε το έγγραφο (δηλαδή εάν τυπώνεις ξανά παλιά έγγραφα) πρόσθεσε ξανά και τον βαθμό του ελεγκτή στον πίνακα αλλά με τον ίδιο τρόπο φτιάχνοντας δηλαδή έναν πίνακα ΒΑΘΜΟΙ από όπου θα παίρνεις τους βαθμούς για όλους τους Αξιωματικούς που μετέχουν στην διαδικασία.
Αυτά για τώρα, ελπίζω να σε βοήθησα.

[dratsaki]

Χίλια Ευχαριστώ φίλε Στέλιο για την άμεση ανταπόκριση.
Θα το ξαναδώ και μέσω έκθεσης, το πρόβλημα όμως είναι ότι στην έκθεση δεν μπορούν οι άλλοι χρήστες να ¨επέμβουν¨ και να διορθώσουν κάτι πχ. στοίχιση ή κείμενο γιατί πάντα οι απαντήσεις δεν είναι ίδιες κτλ . και υπάρχει ένα πρόβλημα εκεί . Βέβαια όπως λες τα έχω ψιλοκαταλάβει αυτά με τις επαναλήψεις των πεδίων. Επίσης ανατρέχουμε συνεχώς σε παλιές εγγραφές ή αλλάζουμε κάποια στοιχεία και τις ξαναχρησιμοποιούμε (γιατί αλλάζει πχ. Όνομα μια εταιρεία) . Επίσης … τώρα γνωρίζω, γιατί όταν ξεκίνησα δεν ήξερα να γράψω το όνομά μου… για τα ονόματα των πεδίων (ξέρω πρέπει να το δώ άμεσα) θα κάνω αναβάθμιση όλων των εγγράφων, το κακό είναι ότι θέλουν αρκετό χρόνο είναι πάνω από 30 σελίδες και πρέπει να αλλαχθούν όλα τα πεδία που σημαίνει πάει άλλο ένα Σαββατοκύριακο (δεν γίνεται εργάσιμη γιατί δουλεύει η Βάση).
Συγνώμη αν σε κούρασα και πάλι ευχαριστώ.

[sarafis]

Γιώργο καλησπέρα

Όντως οι Εκθέσεις έχουν αρκετά μειονεκτήματα ως προς την διάταξη του εγγράφου, ειδικά σε πολύπλοκα έγραφα, δεν επιτρέπουν διαμόρφωση του κειμένου σε εσωτερικά πεδία (πχ να είναι έντονες οι εγγραφές που προέρχονται από την βάση κλπ).
Στην συνημένη βάση πρόσθεσα στον πίνακα ένα πεδίο (Ναι/Όχι) με όνομα εκτύπωση από όπου επιλέγεις την/τις εγγραφές που θές προς εκτύπωση. Αν αλλάξεις την προέλευση των στοιχείων στο έγγραφο WORD να ζητάει τα στοιχεία από το ερώτημα ΣΤΟΙΧΕΙΑ1 θα σου εκτυπώνει μόνο τις επιλεγμένες εγγραφές.
Επίσης κάποια στιγμή θα ήταν καλό να διαχωρίσεις την βάση σου σε δύο βάσεις Front/End (όπως στην συνημμένη). Η μία περιέχει τους πίνακες με τα δεδομένα και η άλλη τα ερωτήματα, φόρμες κλπ ώστε να μπορείς να τροποποιείς την σχεδίαση της ενώ η βάση δουλεύει.Βέβαια για τροποποιήσεις στους πίνακες η βάση θα πρέπει να ανοιχτεί για αποκλειστική χρήση.

[dratsaki]

1. Στέλιο σ' ευχαριστώ και πάλι θα δω αυτό που μου δίνεις , αλλά δεν ξέρω αν μπορώ να το προσαρμόζω και μελλοντικά …. θα το δω.
2. Μου προτείνεις να κάνω όλα τα επαναλαμβανόμενα πεδία (βαθμούς, Αξιωματικούς, Νομοθεσία κτλ.) άλλους πίνακες με σχέση ένα προς πολλά με τον πίνακα ΄΄ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΄΄ αλλιώς υπάρχει πρόβλημα στη βάση δεδομένων?
3. Δεν σου κρύβω ότι για την εκτύπωση μιας εγγραφής έχω σκεφτεί ένα απλό τρόπο, αλλά δεν μου δίνει την μια και μοναδική εγγραφή που ψάχνω (μου λύνει λίγο τα χέρια στην καθυστέρηση) . Αυτό γίνετε ως εξής , τα έγγραφα τα έχω κάνει πρότυπα word και δεν χαλάνε (στην κατά λάθος αποθήκευση) πριν λοιπόν την ολοκλήρωση της συγχώνευσης στο word, στην καρτέλα στοιχεία αλληλογραφίας/επεξεργασία λίστας παραληπτών/ (τα φιλτράρω κατά την ημερομηνία του πρωτοκόλλου πχ. Μελέτης) και αφήνω τσεκαρισμένες τις 5-10 πρώτες εγγραφές μόνο) έτσι αποθηκεύω το πρότυπο. Με αποτέλεσμα όταν πρωτοκολλήσω μια μελέτη μου την βγάζει πρώτη στο εξερχόμενο έγγραφο μαζί με τις δέκα εγγραφές μόνο. Ταυτόχρονα όμως δουλεύουν κι άλλοι (εκεί έγκειται το πρόβλημα) οπότε δεν είναι σίγουρο αν θα το βγάλει πρώτο – δεύτερο κτλ. Είναι μια καλή μείωση όμως και αν ο συνάδελφος δεν εργάζεται σε μελέτη αλλά σε πιστοποιητικό ή αρνητικό έγγραφο εμένα θα μου δώσει πρώτη την εγγραφή στην εκτύπωση μου.
4. Στο έγγραφο που σου έστειλα δεν ισχύουν τα παραπάνω γιατί είναι από άλλη Υπηρεσία ‘’πειραγμένο’’ . Έχω δώσει τη βάση σε μερικές υπηρεσίες, γιατί μας έχει λύσει τα χέρια στην εκτύπωση, όσο για την αρχειοθέτηση δεν χρειάζεται να σου πω πόσο δύσκολο είναι να ψάχνεις από …. Δεκάδες χιλιάδες!! ( στο ανέφερα ότι σιγά σιγά θα περάσει τις 10.000 με 15.000 εγγραφές.
5. Θα σου ανεβάσω ένα έγγραφο μ’ αυτό το φιλτράρισμα να το δεις βέβαια το έχω λίγο ΄΄ χαλάσει ΄΄ αλλά η ημερομηνία που λέω φαίνεται. (Στο κάθε έγγραφο αλλάζει σίγουρα καθημερινά η ημερομηνία πρωτοκόλλου, οπότε αυτό που θέλω είναι έγγραφο σημερινό ή άντε να θέλω να διορθώσω μια χθεσινή εκτύπωση, οπότε στα 10 τελευταία ημερολογιακά έγγραφα θα είναι μέσα !).
6. Είχα και μια καθυστέρηση λόγω … σεισμού, ευτυχώς ως τώρα πάμε καλά.
7. ΕΥΧΑΡΙΣΤΩ. Πιστεύω να μην σε κουράζω.

[Meteora]

Καλησπέρα

Να δώσω τα συγχαρητήρια μου στο Γιώργο για τη δουλειά που έφτιαξε και μας παρουσίασε και να του ευχηθώ καλή συνέχεια...
Σχετικά με το θέμα τώρα. Αυτή την εποχή εργάζομαι πάνω στην ανάπτυξη μιας εφαρμογής που θα διαχειρίζεται έντυπα (φόρμες κενές), έγραφα (π.χ εγκυκλίους, προεδρικά διατάγματα,...), θα μετατρέπει ένα έντυπο -για παράδειγμα αίτηση αδείας, σε συμπληρωμένο έγγραφο με τα στοιχεία του σχολείου και τα προσωπικά στοιχεία του αιτούντος εκπαιδευτικού, θα διαχειρίζεται άδειες, απεργίες κ.ο.κ. Δηλαδή μια εφαρμογή που θα αντικαταστήσει όλο (;) το χαρτομάνι που διαχειριζόμαστε εμείς οι εκπαιδευτικοί-διευθυντές σχολικών μονάδων.
Η τεχνική που ακολουθώ -για τη δημιουργία εγγράφων- είναι η εξής:
Φτιάχνω το έγγραφο σε word εκμεταλεύομενος τις δυνατότητες σύνταξης αυτής της εφαρμογής του office. Στη συνέχεια ορίζω μέσα στο έγγραφο σελιδοδείκτες. Στη συνέχεια αποθηκεύω το έγγραφο σε κάποιο φάκελο σε μορφή πρότυπου (*.dot). Μέσω της εφαρμογής ανακαλώ το πρότυπο και 'φoρτώνω' στους σελιδοδείκτες ό,τι θέλω, από πεδία πινάκων της access και με χρήση κώδικα vba. Το πλεονέκτημα: Το πρότυπο *.dot μένει α ν έ π α φ ο, αφού οι αλλαγές που γίνονται στο έγγραφο συνιστούν ΝΕΟ έγγραφο word το οποίο αποφασίζω αν θα αποθηκεύσω, πού και με ποιό όνομα. Έτσι την επόμενη φορά δίνω πάλι παραγγελία μέσω της Access το πρότυπο να με δημιουργήσει νέο έγγραφο κ.ο.κ.
Αντίστοιχους χειρισμούς κάνω και για τα Excel...

Συμπερασματικά: Δεν χρησιμοποιώ "συγχώνευση αλληλογραφίας" ούτε report. Χρησιμοποιώ πρότυπα Word "εμπλουτισμένα" με σελιδοδείκτες.

Ελπίζω βοήθησα στο διάλογο, προσθέτοντας μια άποψη που με βασάνησε 2-3 χρόνια μέχρι να αντιληφθώ πώς έπρεπε να κάνω τη σχεδίαση...

με εκτίμηση
Νίκος Δ.

[dratsaki]

ανεβαζω και την βάση δεδομένων για το έγγραφο .

[Χρήστος]

Νίκο, μπορείς να μου δώσεις υλικό για μελέτη σχετικά με αυτά που αναφέρεις σε παρακαλώ; (Κάποιο συνημμένο ή Link)

[sarafis]

Γιώργο καλησπέρα

Μια έκδοση με βάση την μέθοδο του Νίκου με την δημιουργία σελιδοδεικτών στο έγγραφο.
Μπορώ να πω πως μου αρέσει πολύ και δεν είχα καν ακούσει για αυτή την μέθοδο.

Με το πάτημα του πλήκτου WORD δημιουργείται ένα έγγραφο WORD με βάση το πρότυπο YPOD που βρίσκεται στο C:\share002\TEMPLATES. Το έγγραφο αποθηκεύεται στο C:\share002\ με όνομα Χ Π Ε _Επωνυμία επιχείρησης (μπορείς να το καταργήσεις ή να το τροποποιήσεις)

Νίκο, ευχαριστώ για την ιδέα γιατί με έχουν κουράσει αρκετά οι Εκθέσεις.

[dratsaki]

Στέλιο καλησπέρα και από εμένα.

Πολύ καλό !!! νομίζω θα το καταφέρω.
Αν κατάλαβα καλά :
Τα πεδία μου μέσω Visual Basic γίνονται σελιδοδείκτες (νομίζω κατανοητό βλέπω πως γίνεται).
Βάζω τα έγραφα μου (που έχω ήδη έτοιμα με πεδία, καταργώ τα πεδία που έχω & βάζω τους αντίστοιχους σελιδοδείκτες) στο φάκελο TEMPLATES.
Θα δημιουργήσω για το κάθε έγγραφο το αντίστοιχο (κουμπί) , θα το ενεργοποιώ με τον επόμενο κώδικα [strTemplateName = "C:\share002\TEMPLATES\YPOD.dotx"] αλλάζοντας το (YPOD) με το αντίστοιχο όνομα που θα δώσω στο κάθε έγγραφο.
Μέχρι εδώ πιστεύω καλά ?? μετά όμως που θα βάλω τον κώδικα για τα άλλα έγραφα? μετά από αυτή τη σειρά?? (Συγνώμη δεν ξέρω κώδικα)
Αν είναι εύκολο γράψε παράδειγμα με δυο τρία ονόματα έγγραφων να ανοίγει να το καταλάβω.
ή πρέπει για κάθε έγγραφο να ξαναγράφω όλη την σελίδα του κώδικα? (δεν νομίζω) .
Πάντως από την πρώτη ματιά είναι ΄΄ Άπαικτο ΄΄
αν το καταφέρω θα γλιτώσω το mail merge και τις ερωτήσεις που μου κάνει όταν ανοίγει το word .
Ευχαριστώ .
Και σε σένα και στο Νίκο ενα μεγάλο ευχαριστώ